Mit diesem To-do erstellst du die Hausgeldabrechnung für eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), rechtssicher, lückenlos und nachvollziehbar. homevoice führt dich durch alle Angaben, verteilt die Kosten nach den Abrechnungsschlüsseln auf die Einheiten und stellt die Hausgeldzahlungen laut Wirtschaftsplan gegenüber.

Du startest das To-do in der Regel nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres, sobald alle Umsätze und Rechnungen des Abrechnungszeitraums in homevoice erfasst sind. Starte es über die Suche mit „Ich möchte Hausgeldabrechnungen erstellen“.

Diese Seite zeigt dir alle 17 Schritte im Überblick. Wo ein Schritt mehr Sorgfalt braucht, führt dich ein Link auf eine eigene Detailseite mit Screenshots und Hinweisen, worauf du achten solltest. Du kannst das To-do jederzeit verlassen und später an derselben Stelle weitermachen, es wartet unter deinen To-dos auf dich.

Wähle die WEG aus, für die du die Hausgeldabrechnung erstellen willst, und klicke auf Weiter. Ist für das Objekt schon eine Abrechnung in Erstellung, weist homevoice dich darauf hin. Eine zweite kannst du dann nicht starten, aber über Zur Abrechnung springen direkt in der bestehenden weitermachen.

Trage Start Abrechnungszeitraum und Ende Abrechnungszeitraum ein. homevoice zeigt dir darunter alle Wirtschaftspläne, die in diesem Zeitraum aktiv waren, und stellt Betriebskosten, Erhaltungsrücklage und Hausgeld zum Vergleich gegenüber. Fehlen im Abrechnungszeitraum Eigentümerleistungen, erzeugt homevoice sie automatisch, sobald du den Schritt abschließt.

Setze den Haken bei Es soll ein Umsatzsteuer-Ausweis erfolgen, wenn die Umsatzsteuer auf der Abrechnung erscheinen soll, und lege fest, ob das für das gesamte Objekt oder nur für bestimmte Einheiten gilt. Brauchst du keinen Umsatzsteuer-Ausweis, klickst du einfach auf Weiter.

homevoice zeigt dir je Konto alle Umsätze des Abrechnungszeitraums, sortiert in Nicht vollständig verknüpfte Umsätze, Umsätze ohne Beleg und Vollständig verknüpfte Umsätze. Solange noch ein Umsatz nicht vollständig verknüpft ist, bleibt Weiter gesperrt.

Mehr dazu: Hausgeldabrechnung: Umsätze kontrollieren

Hier prüfst du alle Rechnungen, die mit Zahlungen aus dem Abrechnungszeitraum verknüpft sind, nach Kostenkategorien sortiert. Für Heiz- und Wasserkosten legst du fest, ob sie abgegrenzt werden. Außerdem korrigierst du bei Bedarf Debitoren und Kategorien, nimmst schon abgerechnete Rechnungen heraus und kontrollierst die haushaltsnahen Dienstleistungen. Bei Bedarf löst du hier auch eine Bilanzdifferenz auf.

Mehr dazu: Hausgeldabrechnung: Rechnungen kontrollieren

Hat das Objekt eine oder mehrere Zentralheizungen, erfasst du hier für jede Heizung die Heizkostenabrechnung des Dienstleisters. Dafür öffnet homevoice über Heizkostenabrechnung starten ein eigenes kleines To-do. Bei Etagenheizungen oder Thermen entfällt der Schritt.

Mehr dazu: Heizkostenabrechnung erfassen (WEG)

homevoice zeigt dir die Zählerstände des Abrechnungszeitraums für alle Zähler, die in der Gebäudetechnik des Objekts angelegt sind. Du kontrollierst die Verbrauchswerte und trägst fehlende ein. Fehlende Werte ergänzt du über Zählerstand hinzufügen.

Mehr dazu: Hausgeldabrechnung: Zählerstände erfassen

homevoice übernimmt die Berechnungsgrundlagen aus dem Objekt: Fläche, Miteigentumsanteile (MEA), Anzahl der Einheiten und Anzahl der Personen. Prüfe sie. Brauchst du einen besonderen Verteilerschlüssel, zum Beispiel die Anzahl der Rauchwarnmelder, legst du ihn hier als Sonderabrechnungsschlüssel an.

Jede genutzte Kostenkategorie braucht einen Umlageschlüssel. Bei der ersten Abrechnung und bei neuen Kategorien hinterlegst du ihn einmalig, in den Folgejahren bleibt er gespeichert. Erst wenn jede Kategorie einen Schlüssel hat, geht es weiter.

Dieser Schritt ist nur relevant, wenn verbrauchsabhängige Kosten abzurechnen sind, die nicht über die Heizkostenabrechnung laufen. Du trägst hier die fehlenden Angaben zur Berechnung ein.

Mehr dazu: Hausgeldabrechnung: Verbrauchsabhängige Kosten überprüfen

Hier erfasst du Gegenstände, die die WEG angeschafft hat, zum Beispiel einen Rasenmäher, über Anlage hinzufügen mit Bezeichnung, Anschaffungsdatum und Sachwert. Sie erscheinen in der Vermögensübersicht. Gibt es keine, klickst du auf Weiter.

Bei der ersten Hausgeldabrechnung in homevoice trägst du den Anfangsbestand der Erhaltungsrücklage ein, den du als Endbestand der Vorjahresabrechnung findest. Danach wählst du unter Welche Rechnungen sollen aus der Erhaltungsrücklage bezahlt werden? die Instandhaltungen aus, die über die Rücklage finanziert wurden. Den Endbestand berechnet homevoice automatisch.

Mehr dazu: Hausgeldabrechnung: Erhaltungsrücklagen erfassen

Der Schritt ist nur relevant, wenn im Abrechnungszeitraum mindestens eine Sonderumlage bestand. Du wählst unter Welche Rechnungen sollen aus der Sonderumlage bezahlt werden? die Instandhaltungen aus, die über die Sonderumlage finanziert wurden. Ist ihr Zweck erledigt, setzt du den Haken bei Sonderumlage mit der Hausgeldabrechnung auflösen. und wählst, ob der Rest Über die Abrechnung auflösen verrechnet oder In die Erhaltungsrücklage übernehmen wird.

Mehr dazu: Hausgeldabrechnung: Sonderumlagen erfassen

homevoice berechnet die Abrechnung im Hintergrund. Sobald die Berechnung fertig ist, wird Weiter aktiv.

Links siehst du alle Bestandteile der Abrechnung: Anschreiben, Erläuterungen, Gesamtabrechnung, Einzelabrechnung, Rücklagen, Vermögensübersicht und Haushaltsnahe Dienstleistungen. Rechts legst du Anrede, Grussformel, die Darstellung der offenen Posten, die Kontaktperson im Anschreiben und den Umgang mit offenen Hausgeldern fest.

Mit Offene Hausgelder des Abrechnungszeitraums in der Hausgeldabrechnung verarbeiten weist homevoice sie im Anschreiben aus und verrechnet sie, wenn möglich, mit der Abrechnungsspitze.

Stimmen Daten nicht, klickst du ganz unten auf Abrechnung neustarten. homevoice löscht nur das Rechenergebnis und springt zurück zu Schritt 13, deine Eingaben bleiben erhalten.

Mehr dazu: Hausgeldabrechnung: Vorschau

Die fertigen Dokumente kannst du gesammelt als ZIP-Datei oder einzeln je Einheit herunterladen. Das kann bei größeren Objekten ein paar Minuten dauern. Gibt es eine Heizkostenabrechnung, findest du ihre Dokumente hier als eigenes Archiv.

Die Hausgeldabrechnung wird üblicherweise mit der Einladung zur Eigentümerversammlung versendet. Willst du gleich mit dem neuen Wirtschaftsplan weitermachen, setze den Haken bei Nach Abschluss direkt das To-do “Wirtschaftsplan erstellen” öffnen.

Wie es dort weitergeht, zeigt dir Wirtschaftsplan erstellen. Mit Abschließen beendest du das To-do.

Du findest die Hausgeldabrechnung im Objekt unter Wirtschaftsjahre. Dort siehst du alle Details und öffnest über das PDF-Symbol jederzeit die Dokumente.

Die Hausgeldabrechnung dient als Basis für die Rechnungsprüfung mit dem Beirat. Die Unterlagen dafür stellst du mit dem To-do Rechnungen und Belege bereitstellen zusammen.

Nach dem Beschluss in der Eigentümerversammlung klickst du auf Beschlussdatum zur Hausgeldabrechnung eintragen. Erst dann erstellt homevoice die Eigentümerleistungen zu den Abrechnungsspitzen.

Wurde nichts anderes beschlossen, sind die Abrechnungsspitzen sofort fällig. Wo du sie danach findest, steht in Wo finde ich die erfassten Abrechnungsspitzen?

Musst du die Abrechnung vor dem Beschluss noch einmal ändern, öffnest du sie im Objekt und wählst im Drei-Punkte-Menü Bearbeiten.

Wie es danach weitergeht, erklärt Wie korrigiere ich eine bereits erstellte Abrechnung?