Mit diesem To-do bereitest du alle Daten vor, die dein Abrechnungsdienstleister (zum Beispiel Techem, ista oder Brunata) für die externe Heizkostenabrechnung braucht: Kosten, Zählerstände, Nutzerwechsel und Flächen. homevoice bündelt diese Informationen an einer Stelle, sodass du sie an den Dienstleister übergeben kannst.
Du nutzt das To-do einmal im Jahr, wenn du die Hausgeld- oder Betriebskostenabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr vorbereitest. Starte es über die Suche mit „Ich möchte Heizkostenabrechnungen vorbereiten“.
Schritt für Schritt
1. Objekt oder Einheit wählen. Wähle das Objekt oder die Einheit aus, für die du die Heizkostenabrechnung vorbereiten willst, und lege den Abrechnungszeitraum mit Startdatum und Enddatum fest.
2. Umsätze kontrollieren. homevoice zeigt dir alle Bankkonten, die mit dem Objekt verknüpft sind, und den Stand der Umsätze im Abrechnungszeitraum. Damit alle tatsächlich entstandenen Kosten berücksichtigt werden, müssen die Umsätze vollständig verknüpft sein. Tauchen Rechnungen oder Abschlagszahlungen noch nicht auf, pausierst du das To-do und importierst die fehlenden Umsätze zuerst.
Sind noch Umsätze unverknüpft, die für die Heizkostenabrechnung keine Rolle spielen, kannst du trotzdem weitermachen. Setze dafür unter Unvollständig fortfahren den Haken bei Alle für das Melden der Kosten zur Heizkostenabrechnung relevanten Umsätze sind verknüpft.
3. Abzurechnende Kosten auswählen. Hier legst du fest, welche Kosten an den Dienstleister gehen. Zur Auswahl stehen Heizkosten, Kaltwasserkosten und Warmwasserkosten. Bei Bedarf fügst du weitere Kostenkategorien hinzu, die über die Heizkostenabrechnung abgerechnet werden.
Hast du Kaltwasserkosten ausgewählt, kannst du zusätzlich den Haken bei Die Kaltwasserkosten sollen abgegrenzt werden setzen. Dann berücksichtigt homevoice nur Kosten, deren Leistungszeitraum im Abrechnungszeitraum liegt.
Soll auch der Heizungsstrom über die Heizkostenabrechnung laufen, setze den Haken bei Der Heizungsstrom soll über die Heizkostenabrechnung abgerechnet werden. Danach wählst du, wie die Kosten der Kategorie „Strom Heizungsanlage“ bestimmt werden:
Rechnungen: Du wählst die passenden Stromrechnungen direkt in homevoice aus.
Betrag angeben: Du trägst einen festen Betrag ein.
Anteilig bezogen auf die Brennstoffkosten: Du hinterlegst einen Prozentsatz der Brennstoffkosten.
4. Zusammenfassung. Prüfe ein letztes Mal alle gesammelten Angaben, bevor sie an den Dienstleister gehen:
Fläche: das Objekt, der Zeitraum und die Wohnflächenverteilung der Einheiten.
Verbrauch: alle Zählerstände aus dem Abrechnungszeitraum. Fehlende Zählerstände kannst du hier nacherfassen.
Nutzer: die Bewohner der einzelnen Einheiten im Abrechnungszeitraum. Das ist wichtig für die zeitliche Aufteilung bei Mieter- oder Eigentümerwechseln.
Die erfassten Kosten für Heizung und Warmwasser sowie für Kaltwasser.
Sind alle Daten vollständig und korrekt, klickst du auf Abschließen. Damit ist das To-do beendet.
Wo du die Daten findest
Die gesammelten Daten kannst du jederzeit im Objekt unter Wirtschaftsjahre einsehen und für die Übermittlung an deinen Dienstleister abrufen.
