In Schritt 12 der Hausgeldabrechnung legst du fest, wie sich die Erhaltungsrücklage im Abrechnungszeitraum entwickelt hat: was zu Beginn da war, was laut Wirtschaftsplan hineinfließen sollte und welche Ausgaben aus ihr bezahlt wurden. Daraus entsteht später die Rücklagenentwicklung in der Abrechnung. Hat die WEG mehrere Erhaltungsrücklagen, gehst du die folgenden Bereiche für jede einzeln durch.
Bezeichnung
Unter Allgemeine Erhaltungsrücklage siehst du die aktuelle Bezeichnung der Rücklage. Über Bezeichnung (optional) kannst du sie anpassen, so erscheint sie dann auch auf der Abrechnung.
Anfangsbestand
Für den Stand der Rücklage braucht homevoice den Anfangsbestand zu Beginn des Abrechnungszeitraums. Bei der ersten Hausgeldabrechnung in homevoice trägst du ihn unter Anfangsbestand (Soll) ein. Du findest ihn als Endbestand in der Vorjahresabrechnung, zum Beispiel der Vorverwaltung.
Wichtig: Gefragt ist der Sollstand, nicht der Kontostand des Rücklagenkontos. Die Hausgeldabrechnung wird auf Basis der Sollrücklage erstellt. Weichen Soll und Ist voneinander ab, weil zum Beispiel noch Hausgelder offen sind, trägst du trotzdem den Sollstand ein.
Ab der zweiten Abrechnung in homevoice übernimmt homevoice den Endbestand der Vorjahresabrechnung automatisch.
Zuführung, Konto und Umlageschlüssel
Unter Zuführung zeigt homevoice, wie viel die Eigentümer laut Wirtschaftsplan im Abrechnungszeitraum in die Rücklage einzahlen sollten, und für welche Einheiten das gilt. Darunter siehst du das Bankkonto, das für die Rücklage verwendet wird, meist das Rücklagenkonto, und den Umlageschlüssel, nach dem die Rücklage auf die Einheiten verteilt wird, zum Beispiel Miteigentumsanteil. Prüfe beides und passe es bei Bedarf an.
Rechnungen aus der Rücklage auswählen
Unter Welche Rechnungen sollen aus der Erhaltungsrücklage bezahlt werden? klappst du Mögliche Rechnungen für die Erhaltungsrücklage auf. Oben steht, wie viele Positionen es gibt und wie viele davon ausgewählt sind. Über Filtern grenzt du die Liste ein.
Wähle die Instandhaltungen und Instandsetzungen aus, die tatsächlich aus der Rücklage finanziert wurden, also in der Regel nach einem Beschluss der Eigentümer. Laufende Betriebskosten wie die Gartenpflege kannst du hier nicht auswählen. Eine Rechnung, die schon einer anderen Rücklage oder einer Sonderumlage zugeordnet ist, kann nicht gleichzeitig hier ausgewählt sein.
Hinweis: Wählst du eine Einheit in mehr als einer Erhaltungsrücklage aus, weist homevoice dich darauf hin. Jede Einheit sollte nur in eine Rücklage einzahlen.
Endbestand kontrollieren
Unter Endbestand rechnet homevoice die Rücklage für dich durch: Anfangsbestand plus Zuflüsse gemäß Wirtschaftsplan: minus Abflüsse aus Rechnungen ergibt den Endbestand. Prüfe, ob das Ergebnis plausibel ist.
Ein negativer Endbestand bedeutet meist, dass zu viele Rechnungen aus der Rücklage ausgewählt sind oder der Anfangsbestand fehlt.
Stimmt alles, geht es mit Weiter zu Sonderumlagen erfassen.