In Schritt 5 der Hausgeldabrechnung siehst du alle Rechnungen, die mit einer Zahlung aus dem Abrechnungszeitraum verknüpft sind. Hier entscheidet sich, welche Kosten in welcher Höhe bei welchen Einheiten landen. Nimm dir für diesen Schritt Zeit, er ist der wichtigste der ganzen Abrechnung.

Ganz oben beantwortest du die Frage, ob Kosten für die Wasserversorgung oder die Heizkosten abgegrenzt werden. Setze dafür die Haken bei Wasserkosten werden abgegrenzt und Heizkosten werden abgegrenzt.

Bei abgegrenzten Heizkosten zeigt homevoice darunter einen eigenen Bereich mit allen abgegrenzten Heizkosten, zum Beispiel Brennstoffkosten und Schornsteinfeger, jeweils mit dem Kennzeichen abgegrenzt.

Diese Kosten rechnet homevoice aus den gezahlten Beträgen heraus und übernimmt stattdessen die Werte aus der Heizkostenabrechnung, die du in Schritt 6 erfasst.

Unter Weitere Kosten findest du alle übrigen Kosten nach den Umsätzen, die im Abrechnungszeitraum tatsächlich geflossen sind. Jede Karte steht für eine Kostenkategorie und zeigt die Anzahl der Rechnungen, die Gesamtsumme und die Debitoren, also ob die Kosten auf Alle Einheiten entfallen oder nur auf bestimmte.

Gehe die Liste einmal komplett durch und frage dich bei jeder Kategorie: Passt die Summe ungefähr zum Vorjahr? Ist die Kategorie richtig gewählt? Die Kategorie bestimmt später den Umlageschlüssel. Eine Reparatur, die versehentlich als Gartenpflege gebucht ist, wird dann nach dem falschen Schlüssel verteilt.

Taucht eine Kategorie zweimal auf, wie im Bild das Verwaltungshonorar, einmal für alle Einheiten außer den Parkplätzen und einmal für alle außer den Wohnungen, haben die Rechnungen unterschiedliche Debitoren. Das ist richtig, wenn die Kosten bewusst nur bestimmte Einheiten betreffen, zum Beispiel eine Reparatur an einer einzelnen Wohnung. Ist es ein Versehen, korrigierst du die Debitoren.

Klappst du eine Kategorie auf, siehst du oben die betroffenen Einheiten und darunter jede Rechnung mit Kreditor, Betrag, enthaltener Umsatzsteuer und Leistungsdatum, so wie sie im To-do Rechnung erfassen in homevoice eingepflegt worden sind.

Klickst du auf eine Rechnung, öffnen sich die Details: Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, die Kosteninformation mit Kategorie, Steuer, Lohnkosten und Debitoren und darunter die verknüpften Zahlungen.

Über Debitoren oder Kategorie bearbeiten änderst du Debitoren und Kategorie für die Rechnungen der Gruppe direkt hier. Über das Drei-Punkte-Menü einer Rechnung kannst du sie Bearbeiten, zum Beispiel um fehlende Lohnkosten nachzutragen oder einen erst jetzt aufgefallenen Fehler zu korrigieren, oder ganz Löschen.

Mit einem Klick auf die Dokumentenvorschau siehst du die Rechnung selbst noch einmal im Detail.

Alle Rechnungen, bei denen Lohnkosten angegeben sind, fasst homevoice unter Haushaltsnahe Dienstleistungen zusammen. Daraus entsteht die Bescheinigung nach § 35a EStG auf der letzten Seite der Einzelabrechnungen.

Fehlen bei einer Rechnung die Lohnkosten, trägst du sie über Bearbeiten nach.

Wurde eine Rechnung schon in einem früheren Abrechnungszeitraum abgerechnet, setzt du den Haken links neben der Rechnung. homevoice nimmt sie aus dieser Abrechnung heraus und zeigt sie weiter unten unter Bereits abgerechnet.

Eine Bilanzdifferenz entsteht, wenn die Bankbestände nicht zu den Rücklagen plus allen Forderungen und Verbindlichkeiten passen. Du kannst sie über die Abrechnung auflösen. Empfehlenswert ist ein eigener Beschluss dafür.

Setze dazu den Haken bei Es soll eine Bilanzauflösung über die Hausgeldabrechnung stattfinden. Gib an, ob es sich um ein Guthaben für die Eigentümer handelt, und trage die Bilanzdifferenz ein. Unter Abrechnungsschlüssel legst du fest, wie die Differenz verteilt wird. Soll sie über eine Rücklage laufen, zum Beispiel als Entnahme aus oder Zuführung zur Erhaltungsrücklage, setzt du den Haken bei Bilanzdifferenz über eine Rücklage auflösen.

Ist alles geprüft, klickst du auf Weiter. Bei einer Zentralheizung geht es mit Heizkostenabrechnung erfassen (WEG) weiter.