Mit dem To-do Rechnungen und Belege bereitstellen stellst du alle Unterlagen, die für eine Prüfung gebraucht werden, strukturiert und digital zur Verfügung. homevoice trägt die passenden Dokumente, Abrechnungen und Kontoumsätze eines Objekts automatisch zusammen. Du versendest sie anschließend per Freigabelink direkt aus homevoice oder lädst sie als Paket herunter. Du startest das To-do über die Suche mit „Ich möchte Rechnungen und Belege bereitstellen".
Typische Anlässe sind die jährliche Rechnungsprüfung durch Beirat oder Rechnungsprüfer vor der Eigentümerversammlung, sobald Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan erstellt sind. Auch bei einem Beiratswechsel, einer unterjährigen Kassenprüfung oder einer Belegeinsicht zur Betriebskostenabrechnung hilft dir das To-do.
Bevor du startest
Für die Rechnungsprüfung einer WEG müssen im Objekt Rechnungsprüfer eingetragen sein. Fehlen sie, zeigt homevoice im zweiten Schritt einen Hinweis und du kannst erst weitermachen, wenn sie hinterlegt sind. Außerdem brauchst du die Hausgeldabrechnung und den Wirtschaftsplan, die geprüft werden sollen. Für Belege zur Betriebskostenabrechnung brauchst du die entsprechende Betriebskostenabrechnung in homevoice.
Schritt 1: Objekt wählen
Wähle das Objekt aus, für das du Rechnungen und Belege bereitstellen möchtest, und klicke auf Weiter.
Schritt 2: Grundeinstellungen
Bei einer WEG wählst du zuerst unter Anlass, wofür du die Unterlagen bereitstellst: Rechnungsprüfung Hausgeldabrechnung oder Belege Betriebskostenabrechnung. Bei einem Mietshaus entfällt diese Auswahl, dort stellst du Belege zur Betriebskostenabrechnung bereit.
Für die Rechnungsprüfung Hausgeldabrechnung wählst erst du die Hausgeldabrechnung:
Und danach den Wirtschaftsplan für den Prüfzeitraum:
homevoice stellt dann folgende PDF-Dokumente zusammen:
Hausgeldabrechnung
Rechnungen
Übersicht zu allen Kosten
Kontoumsätze
Wirtschaftsplan
Eigentümerkonten
Für Belege Betriebskostenabrechnung wählst du die Betriebskostenabrechnung und das Mietverhältnis. Das Mietverhältnis ist nötig, weil es Einzelkosten geben kann, die nur einen Mieter betreffen. homevoice stellt dann die zugehörigen Rechnungen als PDF-Dokumente zusammen.
Unter Inhalte siehst du vorab, welche Daten bereitgestellt werden. Klicke auf Weiter.
Schritt 3: Abschluss
homevoice trägt die Dokumente jetzt im Hintergrund zusammen. Das kann einen Moment dauern, in dieser Zeit lassen sich die Einstellungen nicht ändern. Findet homevoice zu deinen Grundeinstellungen keine Dokumente, erhältst du den Hinweis Kein Inhalt.
Sobald alles zusammengetragen ist, entscheidest du, wie die Unterlagen zu den Prüfern kommen:
Im Anschluss versenden: homevoice erstellt einen Nachrichtenentwurf und öffnet ihn. Die Unterlagen hängen als Freigabelink an der E-Mail. Wie Freigabelinks funktionieren, zeigt dir E-Mail Anhänge als Dateifreigabe, alles Weitere zum Versand Mit Nachrichten arbeiten.
Die Daten herunterladen: Du lädst ein Zip-Archiv herunter und versendest es selbst. Lässt es sich unter Windows nicht entpacken, hilft dir ZIP-Ordner lässt sich unter Windows nicht entpacken.
Klicke zum Schluss auf Abschließen.