In Schritt 15 der Hausgeldabrechnung siehst du zum ersten Mal die fertigen Dokumente, so wie sie die Eigentümer später bekommen. Links ist die Vorschau, rechts nimmst du die letzten Einstellungen vor.
Die Dokumente prüfen
Oben in der Vorschau wählst du über zwei Auswahlfelder, wessen Abrechnung du sehen willst, und welches Dokument, zum Beispiel das Anschreiben. Hier siehst du die Auswahl der Adressaten je Einheit:
Zur Abrechnung gehören Anschreiben, Erläuterungen, Gesamtabrechnung, Einzelabrechnung, Rücklagen und Sonderumlagen, Vermögensstatus und der Ausweis haushaltsnaher Dienst- und Handwerkerleistungen.
Sieh dir ein paar Einheiten genauer an, am besten eine mit Nachzahlung und eine mit Guthaben. Stimmt das Ergebnis im Anschreiben mit dem überein, was du erwartest? Sind die Kosten in der Einzelabrechnung nach den richtigen Schlüsseln verteilt? Steht die richtige Anschrift im Adressfeld?
Anrede und Grussformel
Unter Anrede legst du fest, wie das Schreiben beginnt, unter Grussformel, wie es endet. Zur Auswahl stehen die Textvorlagen deines Unternehmens, zum Beispiel Standard oder Beste Grüße.
Darstellung der offenen Posten
Unter Auswahl bestimmst du, wie die offenen Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber den Eigentümern im PDF erscheinen:
PDF mit Detailangaben zu allen offenen Eigentümerleistungen: jede offene Position einzeln, so wie im Objekt.
PDF mit Zusammenfassung aller Eigentümerleistungen je Eigentumsverhältnis: zusammengefasst je Eigentumsverhältnis.
PDF mit Zusammenfassung aller Eigentümerleistungen: alles in einer Summe.
Fehlbuchungen anders bezeichnen
Unter Alternativangabe Fehlbuchung kannst du die Kategorie Fehlbuchung auf der Abrechnung anders benennen. Setze dafür den Haken bei Bezeichnung Fehlbuchung ändern und trage unter Bezeichnung der Kategorie den gewünschten Namen ein.
Offene Hausgelder verarbeiten
Setzt du den Haken bei Offene Hausgelder des Abrechnungszeitraums in der Hausgeldabrechnung verarbeiten, weist homevoice offene Hausgelder im Anschreiben aus und verrechnet sie, wenn möglich, mit der Abrechnungsspitze. Verrechnet werden nur Hausgelder, die im Abrechnungszeitraum fällig waren. Offene Beträge aus anderen Zeiträumen bleiben unberührt.
Kontaktperson
Unter Kontaktperson wählst du, wer im Anschreiben als Ansprechperson genannt wird. Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse kommen aus dem Profil dieser Person.
Abrechnung neustarten
Fällt dir in der Vorschau ein Fehler auf, zum Beispiel eine falsch zugeordnete Rechnung oder eine fehlende Rücklagenentnahme, klickst du ganz unten auf Abrechnung neustarten. homevoice löscht nur das Rechenergebnis und springt zurück zum Schritt Sonderumlagen erfassen. Deine bisherigen Eingaben bleiben erhalten. Über die Navigation links gehst du zu dem Schritt, den du korrigieren willst, und klickst dich danach wieder bis zur Vorschau durch.
Passt alles, geht es mit Weiter zum Download.