Damit homevoice Mieten oder Hausgelder per SEPA-Lastschrift einziehen kann, muss das Lastschriftmandat des Mieters oder Eigentümers in homevoice hinterlegt sein. Du erfasst es über das To-do Dokumente hinzufügen, ein eigener Workflow ist dafür nicht nötig. Das gilt für ein neues Mandat genauso wie für ein neues Dokument zu einem bestehenden Mandat. Du startest das To-do über die Suche mit „Ich möchte Dokumente hinzufügen".

Du brauchst das unterschriebene Mandat als PDF-Datei. Für ein Hausgeld-Mandat muss für die Einheit ein aktiver Wirtschaftsplan in homevoice vorhanden sein. Damit die Einzüge später exportiert werden können, braucht das Bankkonto des Objekts außerdem eine Gläubiger-ID (Objekt, Reiter Umsätze, Konten bearbeiten). Wie du das Konto dort verknüpfst, zeigt dir Umsätze importieren.

1. Lade das Mandat als PDF hoch und klicke auf Weiter.

2. Wähle als Dokumententyp den Eintrag Lastschriftmandat und lege unter Zuständigkeit fest, wer das To-do bearbeitet. Klicke auf Weiter.

3. Wähle unter Kategorisierung, zu welcher Zahlung das Mandat gehört: Miete oder Hausgeld. Bei Miete wählst du anschließend Objekt, Einheit und den Mietvertrag aus, bei Hausgeld Objekt und Einheit.

In unserem Beispiel wählen wir die Einheit. In der Einheiten Suche kannst du auch, den Namen der Eigentümer eingeben.

4. Unter Angaben zum Lastschriftmandat erfasst du die Mandatsdaten. Wähle das Konto des Mieters bzw. Konto des Eigentümers aus oder lege es über Neue Kontodaten erstellen mit IBAN und BIC an. Bei einem Gemeinschaftskonto wählst du einen der Kontoinhaber aus. Trage das Signaturdatum ein.

Bei der Frage Existiert bereits eine Mandatsreferenz? wählst du Neue Mandatsreferenz generieren oder Bestehende Mandatsreferenz eintragen. Im zweiten Fall gibst du die vorhandene Referenz im Feld Mandatsreferenz ein. Prüfe vor allem die IBAN noch einmal genau und klicke auf Weiter.

5. Unter Frühere Forderungen einziehen zeigt dir homevoice die offenen Zahlungen zum Mietvertrag bzw. Wirtschaftsplan dieser Einheit. Wähle aus, welche davon rückwirkend über das Mandat eingezogen werden sollen. Wie weit die Liste zurückreicht, hängt vom Übernahmedatum des Objekts bzw. der Einheit oder vom Beginn des Eigentumsverhältnisses ab. Klicke auf Weiter.

6. Unter Abschluss der Erfassung siehst du die Zusammenfassung. Mit Abschließen zieht homevoice alle künftigen Zahlungen zu diesem Mietvertrag bzw. Wirtschaftsplan über das Mandat ein, dazu die rückwirkend ausgewählten Zahlungen.

Die Einzüge landen anschließend in der wiederkehrenden Aufgabe Lastschriften exportieren auf der To-do-Seite. Von dort exportierst du sie als Datei für dein Banking.

Ist für die gewählte Zahlung schon ein Mandat hinterlegt, zeigt homevoice es in Schritt 4 mit Mandatsreferenz und Signaturdatum an und ergänzt es um das neue Dokument. Liegt bereits ein Dokument vor, kannst du es mit dem Haken Das bestehende Dokument mit diesem Dokument überschreiben ersetzen. Bei künftigen Einzügen verwendet homevoice dann die aktualisierten Mandatsdaten.