Mit diesem To-do legst du ein einzelnes Dokument direkt dort in homevoice ab, wo es im Alltag gebraucht wird: am Objekt, an einer Einheit oder an einem Vertrag. So entsteht Schritt für Schritt eine vollständige digitale Objektakte. Du startest es über die Suche mit Ich möchte Dokumente hinzufügen.

Du nutzt das To-do, wenn ein Dokument zum Objekt eingeht, das dauerhaft archiviert werden soll, etwa ein frisch unterschriebener Mietvertrag, ein Lastschriftmandat, das Protokoll einer Eigentümerversammlung oder ein Energieausweis. Anders als beim To-do Post importieren, bei dem du Dateien erst einmal nur hochlädst und später im Posteingang zuordnest, kategorisierst und verknüpfst du das Dokument hier sofort.

1. Lade im ersten Schritt das Dokument hoch. homevoice verarbeitet hier ausschließlich Dateien im PDF-Format.

2. Wähle unter Dokumententyp aus, um welche Art von Dokument es sich handelt: Vertrag, Vertragsänderung / Vertragsergänzung, Lastschriftmandat, Übergabeprotokoll, Übernahmeprotokoll, Gebäudeunterlage, Sonstiges Vertragsdokument oder ETV-Protokoll. Hier legst du bei Bedarf auch fest, wer im Team für das To-do zuständig ist.

3. Ordne das Dokument zu. Welche Angaben homevoice abfragt, hängt vom gewählten Typ ab, die Varianten findest du im nächsten Abschnitt.

4. Prüfe, ob Objekt, Einheit und Vertrag richtig verknüpft sind, und schließe das To-do ab. Über den Ablauf des To-dos kannst du vorherige Schritte jederzeit erneut einsehen oder bearbeiten.

Vertrag, Vertragsänderung und Sonstiges Vertragsdokument: Wähle zuerst die Vertragsart, also Mietvertrag oder Dienstleister- / Verwaltervertrag, und dann den konkreten Vertrag. Einen Mietvertrag findest du über Objekt und Einheit. Bei einer Vertragsänderung gibst du zusätzlich an, wann das Dokument erstellt wurde und ab wann die Änderung in Kraft tritt. Bei einem sonstigen Vertragsdokument wählst du, um was für ein Dokument es sich handelt, und kannst das Erstellungsdatum ergänzen.

Lastschriftmandat: Wähle, ob das Mandat zur Miete oder zum Hausgeld gehört, und dann die passende Einheit. Ist noch kein Mandat hinterlegt, erfasst du die Angaben zum Mandat, zum Beispiel Konto, Signaturdatum und Mandatsreferenz. Existiert bereits eines, ergänzt homevoice es um das neue Dokument. Anschließend zeigt dir homevoice offene Zahlungen zu diesem Mietvertrag oder Wirtschaftsplan, und du entscheidest, welche davon rückwirkend per Lastschrift eingezogen werden sollen. Mit Abschluss werden alle zukünftigen Zahlungen über das Mandat eingezogen. Den Ablauf im Detail zeigt dir Lastschriftmandat einpflegen oder aktualisieren.

Übergabe- und Übernahmeprotokoll: Wähle Objekt und Einheit, zu denen das Protokoll gehört, und ergänze bei Bedarf das Erstellungsdatum.

ETV-Protokoll: Wähle die WEG und erfasse die Eckdaten der Versammlung: wann und wo sie stattgefunden hat, ob Beschlussfähigkeit erreicht wurde und wer aus der Hausverwaltung das Protokoll unterzeichnet hat. Das Protokoll findest du danach jederzeit im Verzeichnis.

Gebäudeunterlage: Wähle das Objekt und, falls die Unterlage nur eine Einheit betrifft, die Einheit. Danach bestimmst du, um was für eine Unterlage es sich handelt, zum Beispiel einen Energieausweis. Bei einem Energieausweis fragt homevoice zusätzlich die Kennziffern ab, die für automatische Prozesse übernommen werden. Ist für den gewählten Typ schon ein Dokument hinterlegt, wird es durch das neue ersetzt.