Mit dem To-do Umsätze importieren holst du die Kontobewegungen deiner verwalteten Bankkonten in homevoice. Nutze es regelmäßig, damit deine Buchhaltung tagesaktuell bleibt. Bei einem neu angelegten Objekt ist der erste Import außerdem der Weg, das Bankkonto in homevoice anzulegen, damit du es anschließend mit dem Objekt verknüpfen kannst. Du startest das To-do über die Suche mit „Ich möchte Umsätze importieren".
Bevor du startest
Du brauchst einen Export der neuen Kontobewegungen aus deinem Multibanking-Tool. homevoice versteht zwei Formate: CAMT als Datei mit der Endung .xml oder eine CSV-Datei. Wir empfehlen CAMT, weil es weniger fehleranfällig ist. Wie eine CSV-Datei aufgebaut sein muss, steht weiter unten.
Wichtig: Achte darauf, dass die Abfrage der Kontoumsätze lückenlos ist. Eine Lücke zwischen zwei Dateien kann homevoice nicht verarbeiten. Wenn du Schwierigkeiten beim Erstellen oder Herunterladen der Datei hast, hilft dir der Support deines Multibanking-Tools weiter.
Schritt 1: Datei hochladen
1. Ziehe die Datei in das Upload-Feld oder klicke auf Dateien wählen.... Du kannst auch mehrere Dateien auf einmal hochladen.
2. Kann homevoice eine Datei nicht lesen, erscheint direkt an der Datei ein Hinweis. Entferne sie über Entfernen und lade eine korrigierte Version hoch. Bei CSV-Dateien nennt die Fehlermeldung den Grund, lies sie deshalb genau.
3. Klicke auf Weiter.
Schritt 2: Umsätze prüfen
homevoice zeigt dir jedes Bankkonto aus deinen Dateien mit Objekt und IBAN, dazu die Zahl der Neuen Umsätze, den Alten Kontostand und den Neuen Kontostand. Mit einem Klick auf eine Zeile klappst du die einzelnen Umsätze auf. Umsätze, die schon in homevoice sind, stehen dort getrennt unter Bereits importierte Umsätze.
Findet homevoice Umsätze, die sich wegen Inkonsistenzen nicht verarbeiten lassen, stehen sie im Bereich Inkonsistenzen. Du kannst den Import trotzdem abschließen, die Daten des betroffenen Kontos werden dann ignoriert. Lade für dieses Konto später eine korrigierte, lückenlose Datei hoch.
Passt alles, klicke auf Weiter.
Schritt 3: Abschluss
homevoice verarbeitet jetzt die Umsätze und zeigt dir pro Konto den Fortschritt. Konten, die wegen Inkonsistenzen übersprungen wurden, stehen unter Ignorierte Umsätze. Sobald die Verarbeitung begonnen hat, lassen sich die hochgeladenen Dateien nicht mehr ändern. Ist alles verarbeitet, klicke auf Abschließen.
Was nach dem Import passiert
Nach dem Import gleicht homevoice die neuen Umsätze automatisch ab. Rechnungen, die du über homevoice zur Zahlung exportiert hast, werden mit den passenden Kontobewegungen verknüpft. Hausgelder und Mieten, die du über homevoice per Lastschrift eingezogen hast, werden ebenfalls automatisch zugeordnet und verbucht. Alle übrigen Umsätze ordnest du über Umsatz verknüpfen zu.
Das CSV-Format
Die Kopfzeile muss die Spaltennamen exakt so enthalten wie unten angegeben. Wo es zwei Schreibweisen gibt, kannst du dir eine aussuchen. Verwende ein Semikolon als Trennzeichen, lege pro Datei nur ein Konto an und sortiere die Umsätze zeitlich aufsteigend, der älteste Umsatz steht also ganz oben. Die Erklärung findest du auch in der App: Klicke im Upload-Schritt auf Erklärung anzeigen.
Diese Spalten sind Pflicht:
Buchungsdatum oder Buchung: Datum der Buchung
Betrag: Höhe des Umsatzes, entweder mit +/- oder mit S/H
IBAN-Kontonummer: IBAN des verwalteten Kontos
Verwendungszweck: Verwendungszweck des Umsatzes
Für den Saldo hast du zwei Möglichkeiten. Entweder du lieferst eine Spalte Laufender Saldo mit dem Kontostand nach jedem Umsatz. Oder du lieferst die drei Spalten Startsaldo (Kontostand vor dem Kontoauszug), Schlusssaldo (Kontostand nach dem Kontoauszug) und Auszugsnummer. Alle Umsätze eines Kontoauszugs müssen dann dieselbe Auszugsnummer tragen.
Diese Spalten sind optional:
Buchungstext: Zusatzinformationen zur Buchung wie „LFD.LASTSCH."
Kontoinhaber: Name des Kontoinhabers des verwalteten Kontos
BIC: BIC des verwalteten Kontos
Auftraggeber IBAN: IBAN der anderen Partei
Auftraggeber BIC: BIC der anderen Partei
Partner oder Begünstigter: Kontoinhaber der anderen Partei
Verwendungszweck 2 oder VZ 2: weitere Verwendungszwecke, nummeriert von 2 bis 12
Neues Bankkonto mit dem Objekt verknüpfen
Hast du ein Objekt neu angelegt und die Umsätze zum ersten Mal importiert, verknüpfst du das Bankkonto anschließend mit dem Objekt. Ein Konto erscheint erst in der Auswahl, wenn du seine Umsätze mindestens einmal importiert hast.
1. Öffne das Objekt und wechsle in den Reiter Umsätze.
2. Klicke oben rechts auf Konten bearbeiten und dann auf Verknüpfen.
3. Wähle unter Konto auswählen die importierte IBAN aus.
4. Prüfe BIC, Kontoinhaber*in und Kontotyp. Willst du von diesem Konto Lastschriften einziehen, trage die Gläubiger-ID ein. Sollen die Lastschrifteinzüge standardmäßig auf diesem Konto eingehen, setze den Haken bei Als Standardkonto für eingehende Zahlungen festlegen.
5. Klicke auf Hinzufügen.
Wann wurde zuletzt importiert?
Im Verzeichnis unter Banking findest du im Bereich Verwaltete Bankkonten alle Bankkonten deiner Objekte. Dort siehst du auch, wann die Umsätze eines Kontos zuletzt aktualisiert wurden.
Gut zu wissen
Importiere deine Umsätze mindestens zweimal pro Woche, dann arbeitest du immer mit aktuellen Kontoständen. Einmal importierte Umsätze lassen sich nicht einzeln entfernen, sondern nur, indem du das gesamte Bankkonto löschst. Prüfe deine Dateien deshalb vor dem Hochladen.