Die Nachrichten-Seite bündelt die Kommunikation deiner Hausverwaltung an einem Ort: eingehende und gesendete E-Mails, Briefe und interne Nachrichten. Von hier aus beantwortest du Anfragen, ordnest Nachrichten ihren Objekten zu und verschickst Post an viele Empfänger gleichzeitig, per E-Mail und Brief in einem einzigen Versand.

Als Beispiel begleitet uns in diesem Artikel ein typischer Fall: Die Betriebskostenabrechnung für eine Wohnung soll an die Mieterin und die Eigentümer raus, manche bekommen sie per E-Mail, einer per Brief.
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Links navigierst du durch deine Kanäle. Alle Eingänge sammelt E-Mails und interne Nachrichten, mit den Filtern Ungelesen und Offen siehst du sofort, was noch Aufmerksamkeit braucht. Unter Entwürfe liegen angefangene Nachrichten, im Postausgang verfolgst du Status und Druck deiner gesendeten Nachrichten. Darunter listet Fächer deine einzelnen Kanäle auf: die internen Nachrichten und jedes verbundene E-Mail-Konto.

Damit homevoice E-Mails empfangen und versenden kann, verbindest du dein Postfach einmalig, wie in E-Mail-Konto verbinden beschrieben.
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Ein Klick auf eine Nachricht öffnet die Detailansicht. In der Leiste darüber hast du den Vorgang im Griff: Du siehst den Status (zum Beispiel Offen, solange eine Interaktion aussteht), ordnest die Nachricht über Objekt zuordnen dem passenden Objekt zu und erstellst bei Bedarf direkt ein Ticket, wenn aus der Nachricht ein Vorgang werden soll. Wie das geht, zeigt dir Ein neues Ticket erstellen.

Warum sich das Zuordnen lohnt: Die Nachricht taucht dann in der Nachrichtensammlung des Objekts bzw. in der Einheit im Verzeichnis auf, und dein Team findet die Kommunikation genau dort, wo sie hingehört.

Über Schreiben auf der Nachrichten-Seite öffnest du den Editor für eine Neue Nachricht.

Im Feld An wählst du die Empfänger. Du kannst einzelne Dienstleister und Kontakte suchen, oder du gehst über Objekte und lässt homevoice die richtigen Personen auflösen.

Auf Objektebene wählst du ganze Adressatengruppen: Eigentümer, Mieter, Dienstleister, Weitere Rollen wie Bewohner, Beirat oder Rechnungsprüfer, oder Einheiten, wenn nur bestimmte Wohnungen gemeint sind. Auch ein bestimmtes Mietverhältnis oder Eigentumsverhältnis lässt sich gezielt adressieren. So landet die Betriebskostenabrechnung bei genau den Personen, die aktuell Mieter oder Eigentümer der Wohnung sind, ohne dass du einzelne Namen heraussuchen musst.

Jede Empfängergruppe erscheint als Chip im An-Feld. Dort kannst du auch den Betrachtungszeitpunkt anpassen, standardmäßig gilt aktuell.
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Die Zeile via zeigt dir, was homevoice daraus macht, zum Beispiel 3 E-Mails, 1 Brief. Aufgeklappt siehst du jeden Empfänger einzeln und legst pro Person den Kanal fest: E-Mail, Brief oder deaktiviert, falls jemand diese Nachricht nicht bekommen soll. Mit den Sammelaktionen Nach Präferenz, Alle Brief, Alle E-Mail und Alle abwählen stellst du alle auf einmal um, und über das Stift-Symbol korrigierst du bei Bedarf die E-Mail-Adresse einer Person.

E-Mail-Empfänger gemeinsam addressieren verschickt nur eine E-Mail an alle, die E-Mail-Adressen sind dann für alle sichtbar.

Empfänger zusammenfassen fasst bei Briefen Empfänger mit gleicher Anschrift und gemeinsamem Kontext zusammen, etwa ein Ehepaar, das dieselbe Wohnung besitzt.

Gesonderte Nachricht je Kontext erstellt getrennte Nachrichten pro Einheit: Besitzt ein Eigentümer zwei Einheiten, erhält er zwei Nachrichten.
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Darunter verfasst du die Nachricht: Titel, Text, fertig. Der Editor bietet die üblichen Formatierungen (fett, kursiv, Listen, Ausrichtung), fügt Bilder ein und blendet über das ¶-Symbol die Absatzmarken ein, wenn du die Umbrüche kontrollieren willst.

Über Vorlage wählen startest du mit einer gespeicherten Vorlage statt bei null.

Eine Vorlage füllt Titel und Text mit vorbereiteten Blöcken. Variablen wie die Adresse des Objekts oder die persönliche Anrede füllt homevoice beim Versand für jeden Empfänger einzeln, deshalb funktionieren Variablen am besten, wenn jede Person ihre eigene Nachricht bekommt. Über das geschweifte Klammern-Symbol fügst du auch selbst Variablen ein.

Vorlagen-Blöcke sind zunächst geschützt: Über das Schloss-Symbol schaltest du einen Block frei und passt den Text nur für diese eine Nachricht an, das X entfernt ihn. Enthält eine Vorlage einen Platzhalter-Block, ersetzt du ihn durch eigenen Text, er markiert die Stelle, an der noch etwas fehlt.

Mit dem Augen-Symbol öffnest du jederzeit die Vorschau. Dort siehst du die Nachricht so, wie jeder einzelne Empfänger sie erhalten wird. Eine Variable ohne Inhalt erscheint in der Vorschau als »Platzhalter«, dann fehlt noch eine Angabe.
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Über Anhang hinzufügen stehen dir drei Quellen offen: Dokumente aus dem Verzeichnis, ein neuer Anhang über Anhang erstellen (verfasse einen Text oder füge einen Nachrichtenentwurf als Anhang ein) und Hochladen für lokale Dateien.

Im Verzeichnis navigierst du direkt zum Dokument: vom Objekt über die Einheit bis zur Kategorie, etwa den Betriebskostenabrechnungen der Wohnung. Ein Suchfeld hilft auf jeder Ebene.

Der gewählte Anhang erscheint unter dem Text und lässt sich dort jederzeit ansehen oder wieder entfernen.

Vor dem Versand lohnt der Blick in die Vorschau: Über das Dropdown wechselst du zwischen den Empfängern und siehst jede Variante einzeln, die E-Mails ebenso wie den Brief mit fertigem Briefkopf und Anschrift. Von hier aus kannst du auch drucken oder als PDF herunterladen.

In der Modus-Zeile unter dem Editor legst du die letzten Details fest: ob die Nachricht für dein Team freigegeben oder privat ist, über welches E-Mail-Konto die E-Mails rausgehen und wie der Briefversand erfolgt. Standardmäßig erzeugt homevoice Briefe via PDF, die du selbst druckst und verschickst. Alternativ verschickt homevoice Briefe direkt via E-Post, sobald der E-Post-Versand für deine Hausverwaltung aktiviert ist.

Über Datum der Korrespondenz passt du bei Bedarf das Datum auf dem Anschreiben an. Angaben auf angehängten Abrechnungen und anderen Dokumenten bleiben davon unverändert.

Mit Anhänge verlinken legst du fest, ab welcher Größe Empfänger Anhänge als Freigabelink statt als Dateianhang erhalten, das umgeht Größenlimits von E-Mail-Postfächern. Wie das für Empfänger aussieht, zeigt E-Mail-Anhänge als Dateifreigabe.

Ist noch kein E-Mail-Konto verbunden, weist dich der Editor mit einem roten Hinweis darauf hin, bevor E-Mails rausgehen können.

Mit Senden startet der Versand. homevoice erstellt jetzt die Dokumente und verschickt die E-Mails. Direkt nach dem Klick hast du noch einen Moment Zeit: Unten links erscheint Nachricht wird gesendet ... mit der Option Rückgängig, und im Postausgang kannst du die ausstehende Nachricht über das X abbrechen, solange sie verarbeitet wird.

Nach der Verarbeitung findest du die gesendete Nachricht im Postausgang. Die Detailansicht zeigt, was passiert ist: wie viele E-Mails über welches Konto gesendet wurden und welche Briefe als Dokument erstellt wurden. Die Brief-PDFs druckst du von hier aus oder lädst sie über Dokumente herunterladen herunter. Über die Empfänger-Chips oben wechselst du zwischen den einzelnen Ausfertigungen.

Verlässt du den Editor mit ungesendetem Inhalt, fragt homevoice, ob der Stand als Entwurf gespeichert werden soll. Gespeicherte Entwürfe findest du links unter Entwürfe und machst genau dort weiter, wo du aufgehört hast.