Ein Ticket erstellst du auf zwei Wegen: direkt aus einer Nachricht heraus, wenn aus Kommunikation ein Vorgang wird, oder über Ticket erstellen auf der Ticket-Seite. Der Weg über die Nachricht ist der häufigste, deshalb begleitet uns hier ein typisches Beispiel: Eine Eigentümerin antwortet auf die verschickte Betriebskostenabrechnung und hat eine Rückfrage zu einer Kostenposition. Das klärt sich nicht mit einer schnellen Antwort, also bekommt der Fall eine Akte. Wie die Nachrichten-Seite selbst funktioniert, liest du unter Mit Nachrichten arbeiten.
Aus einer Nachricht ein Ticket machen
Öffne die Nachricht und klicke in der Leiste darüber auf Ticket erstellen.
Auf der Seite Neues Ticket erstellen ist die Unterhaltung bereits mit dem Ticket verknüpft. Das hat zwei praktische Folgen, auf die dich auch der Hinweis auf der Seite aufmerksam macht: Die Unterhaltung wird im Posteingang auf Verarbeitet gesetzt, und Antworten darauf landen ab jetzt automatisch im Ticket. Im Posteingang findest du sie weiterhin über Filtern und den Status Verarbeitet. Über Verknüpfen fügst du bei Bedarf weitere Unterhaltungen hinzu.
Titel, Beschreibung und Verknüpfungen
Vergib einen aussagekräftigen Titel, aus dem Fall und Kontext hervorgehen, zum Beispiel „Nachfrage zur Betriebskostenabrechnung 2025 von ET Anna Müller". Die Beschreibung ist optional und erscheint im Ticket als erster Kommentar. Mit @ erwähnst du dort direkt die Person, von der du etwas brauchst.
Rechts verknüpfst du über die Zahnrad-Symbole alles, was zum Vorgang gehört: Beteiligt (du selbst bist schon eingetragen), ein Label zum Kategorisieren, relevante Dienstleister, den Kontakt (hier die Eigentümerin) und das Objekt oder die Einheit. Je vollständiger das Ticket, desto leichter findet dein Team den Fall später wieder.
Mit Erstellen ist das Ticket angelegt.
Das fertige Ticket
Das Ticket startet im Status Offen. Im Verlauf siehst du die verknüpfte E-Mail, alle Kommentare und jedes Ereignis, etwa wenn jemand als Beteiligter hinzukommt. Rechts stehen die Ticketnummer und alle Verknüpfungen, die du jederzeit anpassen kannst.
Im Ticket weiterarbeiten
Unten im Verlauf kommentierst du den Fall, mit Formatierungen, Anhängen und abhakbaren Aufgaben, deren Fortschritt später auf der Ticket-Karte erscheint. Über Aktionen verfasst du direkt aus dem Ticket heraus eine Nachricht, etwa die Antwort an die Eigentümerin, oder du verknüpfst weitere Unterhaltungen.
Wie du deine Tickets im Überblick behältst und filterst, zeigt dir Mit Tickets arbeiten.
Abschließen statt löschen
Ist der Vorgang fachlich erledigt, klicke auf Ticket schliessen. Der Fall bleibt samt Verlauf dokumentiert und lässt sich über Ticket wieder öffnen jederzeit fortsetzen, falls doch noch etwas nachkommt.
Löschen (über das Papierkorb-Symbol) ist dagegen endgültig und lässt sich nicht rückgängig machen. Wenn du den Inhalt behalten willst, schließe das Ticket stattdessen ab.
