Um große Dateien und Dateianhänge unkompliziert aus homevoice zu versenden, können diese nun per Freigabelink geteilt werden.
Wie stelle ich ein, dass Anhänge als Freigabelink versendet werden?
Dazu kann direkt in der Nachricht gewählt werden, wie der Anhang versendet werden soll. Die drei Optionen sind dabei:
Automatisch: Dateien bis 5 MB gehen normal raus, größere werden automatisch verlinkt.
Link: Alle Anhänge werden grundsätzlich als praktischer Freigabelink bereitgestellt.
Einfügen: Alle Dateien werden immer an die E-Mail angehängt.
Alternativ kann in den E-Mail-Kontoeinstellungen die Standardauswahl für den Versand von Anhängen konfiguriert werden: Große Anhänge über Link, Immer über Link oder Anhängen. Verschiedene E-Mail-Konten können unterschiedliche Standardeinstellungen haben und diese Einstellung wird beim Verfassen einer Nachricht vorausgewählt.
Wie genau funktioniert das Teilen der Dateien mit dem Link?
Bei Versand als Link erscheint in der E-Mail ein Hinweis: "Der Anhang dieser E-Mail wurde Ihnen als Freigabelink bereitgestellt"
Empfangende Personen landen auf einer Downloadseite. Diese Seite ist unabhängig vom Portal-Login zugänglich.
Wie lange kann über den Link auf die Dateien zugegriffen werden?
Links laufen nach einer bestimmten Zeit ab, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Empfangende können über die Seite einen neuen Link anfordern (maximal zweimal möglich)
Nach einem Jahr ist kein Zugriff mehr möglich, auch nicht über Erneuerung
In welchen To-do’s ist der Versand mittels des Freigabelinks bereits integriert bzw. sinnvoll?
Rechnungen und Belege bereitstellen
Eigentümerversammlung planen
Objekt / SEV an externe Verwaltung übergeben
Weitere Informationen zu dem neuen feature
Dateivorschau vor Versand: ZIP-Archiv-Inhalt kann vor dem Versand eingesehen werden
Ordnerstruktur bleibt erhalten: Die Struktur entspricht der in homevoice und im heruntergeladenen ZIP
Anhänge können weiterhin in homevoice eingesehen, heruntergeladen und gedruckt werden
Als Versendende Person nicht selbst auf "Jetzt verlängern" klicken, da der neue Link an die Empfangende gesendet wird