Mit diesem To-do gibst du Mietern und Eigentümern eines Objekts ihre Daten im Mieter- und Eigentümerportal frei und lädst sie zur Registrierung ein. So haben deine Kontakte digital Zugriff auf ihre Dokumente und Informationen. Du startest es über die Suche mit Ich möchte Kontakte zum Portal einladen.
Du nutzt das To-do, wenn du ein neues Objekt übernommen hast und alle Parteien erstmals einladen möchtest, wenn neue Mieter oder Eigentümer hinzugekommen sind, wenn bereits registrierte Kontakte weitere Einheiten freigegeben bekommen sollen oder wenn du eine Einladung erneut verschicken möchtest.
Hinweis: Idealerweise liegen im Objekt bereits Dokumente, bevor du die Kontakte einlädst. So finden sie beim ersten Login direkt etwas vor. Wie du Dokumente ablegst, zeigt dir Dokumente hinzufügen.
Schritt für Schritt
1. Wähle im Schritt Objekt wählen das Objekt aus, dessen Daten du freigeben möchtest.
2. Im Schritt Freigabe zeigt dir homevoice alle Mieter und Eigentümer des Objekts, getrennt nach Gruppen: Freigeben für (Eigentümer), SEVs freigeben für (die Freigabe der SEV-Inhalte erfolgt unabhängig von der WEG) und Mietverhältnisse freigeben für (Mietende). Standardmäßig sind alle ausgewählt. Per Klick entscheidest du selbst, wer eine Freigabe erhalten soll, über Alle auswählen und Alle Abwählen änderst du eine ganze Gruppe auf einmal. Kontakte, die bereits eine Freigabe haben, stehen darunter unter Freigabe bereits erteilt. Klicke anschließend auf Weiter.
3. Im Schritt Einladen siehst du, wie viele der ausgewählten Kontakte noch keine Einladung erhalten haben. Lass die Option Einladung im Anschluss versenden aktiviert und klicke auf Abschließen. homevoice erteilt jetzt die Freigaben, erstellt einen Entwurf der Einladung und öffnet ihn im Nachrichtensystem.
4. Prüfe den Entwurf kurz und versende ihn. Die Nachricht enthält alle wichtigen Informationen, einen Link und einen QR-Code, mit dem sich deine Kontakte im Portal registrieren. Wie du Empfänger, Versandweg und Vorschau prüfst, erklärt Mit Nachrichten arbeiten.
Gut zu wissen
Einladungsstatus: Am Profilbild eines Kontakts erkennst du den aktuellen Stand. Eine Sanduhr bedeutet, dass die Einladung verschickt, aber noch nicht angenommen wurde. Ein Laptop mit Smartphone zeigt, dass die Person mit dem Portal verbunden ist. Fehlt das Symbol, wurde noch keine Einladung verschickt. Den Status siehst du auch jederzeit direkt im jeweiligen Kontakt.
Nur eine Einladung pro Kontakt: Kontakte brauchen die Einladung nur einmal. Hat eine Person schon eine Einladung angenommen, zum Beispiel für eine andere Einheit oder ein anderes Objekt, bekommt sie neue Freigaben automatisch, sobald du das To-do abschließt. Der Entwurf richtet sich deshalb an die Kontakte, die noch nicht eingeladen wurden.
Wichtig: Einmal erteilte Freigaben lassen sich nachträglich nicht widerrufen. Prüfe die Auswahl im Schritt Freigabe deshalb sorgfältig.
Probleme bei der Anmeldung: Meist melden sich Kontakte versehentlich auf der Website von homevoice an statt im Portal. Die Registrierung funktioniert nur über den Link oder QR-Code aus der Einladung. Außerdem muss die E-Mail-Adresse nach der Registrierung bestätigt werden. Kommt die Einladung nicht an, kann auch der E-Mail-Anbieter des Empfängers die Ursache sein, etwa ein Spam-Filter.