homevoice organisiert deine tägliche Arbeit mit vier Bausteinen: Nachricht, Ticket, To-do und Verzeichnis. Wer versteht, was welcher Baustein leistet, weiß in jeder Situation, wohin etwas gehört, und findet alles wieder.

Beim ersten Lesen genügt dir der Überblick. Komm einfach hierher zurück, wenn du dich in der Praxis fragst: Wohin damit?

Eine Nachricht ist Kommunikation, zum Beispiel eine ein- oder ausgehende E-Mail. Sie trägt Information, hat aber selbst keinen Arbeitsstatus. Eine Nachricht darf für sich stehen bleiben, wenn nichts weiter zu tun ist: Eine Frage, die du direkt beantwortest, braucht keinen Vorgang.

Sobald aus einer Nachricht aber ein Fall wird, der Nachverfolgung braucht, ordnest du sie einem Ticket zu. So bleibt die Kommunikation beim Vorgang und jeder im Team sieht den Zusammenhang. Wie du die Nachrichten-Seite nutzt, liest du unter Mit Nachrichten arbeiten.

Ein Ticket ist die Arbeitsakte eines Vorgangs. Es bündelt alles, was dazugehört: die beteiligten Personen und Dienstleister, das betroffene Objekt, Nachrichten, Notizen und To-dos. Ein Ticket ist offen oder abgeschlossen, und abgeschlossen wird es erst, wenn der Fall fachlich erledigt ist.

Als Faustregel gilt: ein Ticket pro Vorgang, also pro Schadensfall, pro Anliegen, pro Abrechnungsfall. Wie du die Ticket-Seite nutzt und filterst, liest du unter Mit Tickets arbeiten.

Ein To-do ist ein geführter Arbeitsschritt. Es führt dich mit klaren Eingaben durch genau das, was jetzt zu tun ist, und speichert jeden abgeschlossenen Schritt zwischen. To-dos entstehen auf zwei Wegen: homevoice legt sie automatisch an, wenn ein Ereignis sie auslöst, etwa importierte Bankumsätze, oder du startest sie selbst.

Das To-do erledigt die Aktion, das Ticket dokumentiert den Kontext. Beides ergänzt sich: To-dos lassen sich mit einem Ticket verknüpfen, damit die Arbeit am Fall nachvollziehbar bleibt. Welche To-dos es gibt, zeigt dir der Katalog Alle To-dos auf einen Blick, den Umgang damit erklärt Mit To-dos arbeiten.

Im Verzeichnis leben die Daten, die deine Verwaltung dauerhaft beschreiben: Objekte und Einheiten, Personen, Dienstleister, Verträge, Bankkonten und Dokumente. Was ein To-do erarbeitet, landet am Ende hier, dauerhaft am richtigen Ort und für das ganze Team auffindbar.

Das Verzeichnis ist kein Notizbuch: Was zu einem laufenden Vorgang gehört, gehört ins Ticket. Ins Verzeichnis gehört, was danach dauerhaft gilt.

Ein typischer Ablauf am Beispiel Wasserschaden:

1. Eine E-Mail der Mieterin kommt an: eine Nachricht.

2. Du erstellst daraus ein Ticket, verknüpfst das Objekt, die Mieterin und den Handwerksbetrieb. Ab jetzt hat der Fall eine Akte mit Stand und Zuständigkeit.

3. Die konkreten Schritte, etwa das Verbuchen der Handwerkerrechnung, erledigst du als To-dos und verknüpfst sie mit dem Ticket.

4. Die Ergebnisse liegen danach dauerhaft am Objekt im Verzeichnis. Das Ticket schließt du ab.

Nicht jeder Fall braucht alle vier Bausteine. Eine kurze Rückfrage bleibt eine Nachricht, eine interne Aufgabe ohne Kommunikation startet direkt als To-do. Der Pfad ist ein Muster, kein Zwang.

Ganz oben auf jeder Seite findest du die Suche Benötigtes schnell finden, oder eine neue Aufgabe starten .... Sie greift auf alle Bausteine zu: Objekte, Einheiten, Personen, Dienstleister, Verträge, Rechnungen, Zahlungen und Dokumente aus dem Verzeichnis, ebenso deine Tickets und To-dos.

Und sie startet neue Arbeit: Klicke, was du vorhast, und wähle den passenden Ich möchte ...-Eintrag. So musst du dir weder merken, wo etwas liegt, noch wie eine Aufgabe heißt.