Mit diesem To-do erstellst du für ein Objekt eine Liste mit genau den Kontakten und Daten, die du brauchst. Du entscheidest, welche Rollen auf der Liste stehen und welche Angaben sie enthält, etwa Telefonnummern, Flächen oder Miteigentumsanteile. Du startest es über die Suche mit Ich möchte Kontaktlisten bereitstellen.
Im Alltag hilft dir die Liste, wenn du eine schnelle Telefonliste für Handwerker brauchst, Serien-E-Mails vorbereitest oder Daten für externe Dienstleister exportierst, zum Beispiel für eine Ablesung. Vor einer Eigentümerversammlung druckst du damit eine Anwesenheitsliste aus, um vor Ort Stimmrechte und Beschlussfähigkeit zu erfassen.
Das To-do kennt zwei Varianten. Bei einer Mietverwaltung erstellt es immer eine Kontaktliste. Bei einer WEG wählst du zusätzlich den Zweck: Kontaktliste oder Anwesenheitsliste zur Eigentümerversammlung.
Kontaktliste erstellen
1. Wähle im Schritt Objekt auswählen das Objekt. Bei einer WEG wählst du unter Zweck die Option Kontaktliste.
2. Im Schritt Umfang definieren legst du zuerst das Format fest: PDF zum Ausdrucken oder Vorzeigen, CSV (Excel-Tabelle) für die Weiterverarbeitung. Du kannst auch beide Formate gleichzeitig wählen.
3. Unter Rollen wählst du, wessen Daten auf die Liste sollen. Zur Auswahl stehen die Rollen, die im Objekt vorkommen, zum Beispiel Eigentümer, Mieter, Bewohner, Beirat, Beiratsvorsitz oder Rechnungsprüfung.
4. Danach bestimmst du die Spalten der Liste. Möglich sind Einheitennummer, Adresse, Lage, Gemietete Fläche, Mietdauer, Miethöhe, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geburtsdatum, bei WEG und SEV zusätzlich Miteigentumsanteile.
5. Lege fest, wie die Liste sortiert wird: nach Name (alphabetisch) oder nach Einheitennummer (aufsteigend). Klicke auf Weiter.
6. Im Schritt Abschluss erstellt homevoice die Datei. Das dauert einen Moment, danach lädst du die Liste herunter oder druckst sie direkt aus.
Wichtig: Kontaktdaten unterliegen dem Datenschutz. Bevor du personenbezogene Daten an Dritte weitergibst, zum Beispiel an einen Handwerker, muss die Einwilligung jedes Kontakts vorliegen.
Anwesenheitsliste zur Eigentümerversammlung
Diese Variante gibt es nur für WEG-Objekte. Sie bereitet die Liste so vor, dass die Registrierung am Versammlungsabend reibungslos läuft.
1. Wähle im Schritt Objekt auswählen die WEG und unter Zweck die Option Anwesenheitsliste zur Eigentümerversammlung.
2. Im Schritt Umfang definieren wählst du die Spalten der Liste. Auf der Anwesenheitsliste stehen automatisch die Eigentümer, eine Rollenauswahl gibt es hier nicht. Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer stehen nicht zur Auswahl, dafür die Miteigentumsanteile.
3. Aktiviere bei Bedarf Liste bzgl. der Beschlussfähigkeit der Einheiten erstellen. homevoice hängt dann eine zusätzliche Liste an, mit der du die Beschlussfähigkeit je Einheit erfasst. Das erleichtert dir das Auszählen der Stimmen und Miteigentumsanteile vor Ort.
4. Wähle die Sortierung nach Name (alphabetisch) oder Einheitennummer (aufsteigend) und klicke auf Weiter.
5. Im Schritt Abschluss erhältst du die Anwesenheitsliste als PDF. Lade sie herunter oder drucke sie direkt für die Versammlung aus.