Ziel des To-dos
Mit Abrechnungsergebnisse erfassen pflegst du Ergebnisse aus bereits erstellten Abrechnungen in homevoice ein, zum Beispiel bei der Übernahme einer neuen WEG. So bildest du Forderungen und Verbindlichkeiten aus der Vergangenheit korrekt ab, und Buchhaltung und Mahnwesen laufen lückenlos weiter.
Hinweis: Anders als beim To-do Zahlungsstände erfassen werden die Forderungen und Verbindlichkeiten hier so erstellt, dass du sie anschließend einzeln bearbeiten oder löschen kannst.
Wann nutzt du dieses To-do?
Übernahme neuer Objekte: Du übernimmst eine Liegenschaft und musst das Vorjahr nachbuchen, das noch nicht in homevoice abgerechnet wurde.
Salden aus externen Abrechnungen: Du bildest Guthaben oder Nachzahlungen aus extern erstellten Abrechnungen in homevoice ab.
Was wird erfasst?
Für Mieter: Ergebnisse der Betriebskostenabrechnung (Nachzahlung oder Guthaben).
Für Eigentümer: Ergebnisse der Hausgeldabrechnung — die sogenannte Abrechnungsspitze.
Aus den Einträgen entstehen automatisch die passenden Mieter- bzw. Eigentümerleistungen im Objekt.
Voraussetzungen
Du weißt, für welches Objekt du Abrechnungsergebnisse erfasst.
Du kennst den Zeitraum der Abrechnungsergebnisse und ihr Fälligkeitsdatum.
Optional: SEPA-Mandate bzw. Bankverbindungen sind hinterlegt, falls du die offenen Beträge direkt einziehen oder auszahlen willst.
Schritt 1: Gebäude wählen
1. Wähle das Objekt, für das du Abrechnungsergebnisse erfassen willst.
Hinweis: In unserem Beispiel ist das eine WEG mit mehreren Einheiten und einer SEV, deren Vermietung ebenfalls in unserer Verwaltung läuft. Deshalb erfassen wir beides: Mieterleistungen und Eigentümerleistungen. Welche Schritte der Ablauf links anzeigt, hängt vom gewählten Objekt ab.
2. Wähle den Zeitraum, zu dem die Abrechnungsergebnisse gehören (Startdatum und Enddatum), und dazu das Datum, an dem sie fällig sind.
3. Entscheide, ob die entstehenden offenen Forderungen und Verbindlichkeiten direkt zur Zahlung angewiesen werden sollen: Zahlungsanweisungen erstellen setzt Auszahlungen auf die Exportliste, Lastschrifteinzüge erstellen entsprechend die Einzüge.
Wichtig: Wenn du nicht weißt, ob bereits gezahlt wurde, lass beide Häkchen weg. Die entstandenen Leistungen kannst du später jederzeit mit den passenden Kontoumsätzen verknüpfen — so vermeidest du doppelte Einzüge oder Auszahlungen.
Schritt 2: Betriebskostenergebnisse erfassen
Alle im gewählten Zeitraum aktiven Mietverhältnisse werden untereinander angezeigt. Klicke beim jeweiligen Mietverhältnis auf + Forderung / Verbindlichkeit hinzufügen.
Es öffnet sich ein Formular für das Abrechnungsergebnis dieses Mietverhältnisses.
Nachzahlung — der Mieter muss etwas nachzahlen (Forderung): Trage einfach den Betrag ein.
Guthaben — der Mieter bekommt Geld zurück (Verbindlichkeit): Setze das Häkchen bei Hierbei handelt es sich um eine Zahlung an die Mietenden (Verbindlichkeit) und trage den Betrag ein.
Bestätige mit Erstellen. Das Ergebnis erscheint am Mietverhältnis — Guthaben erkennst du am Kennzeichen Guthaben — und kann jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden.
Schritt 3: Abrechnungsspitzen erfassen
Weil wir in Schritt 1 eine WEG gewählt haben, folgt jetzt derselbe Ablauf für die aktiven Eigentümer des Objekts im gewählten Zeitraum.
Auswahl, Hinzufügen und Bearbeiten funktionieren genauso wie bei den Mietverhältnissen inklusive Checkbox, wenn es sich um eine Zahlung an den Eigentümer handelt.
Schritt 4: Zusammenfassung
Die Zusammenfassung zeigt alle erfassten Abrechnungsspitzen und Betriebskostenergebnisse auf einen Blick. Prüfe die Einträge. Willst du etwas ändern, springe über die Ablauf-Schritte links direkt an die passende Stelle.
Passt alles, klicke auf Abschließen. Die Abrechnungsergebnisse sind damit erfasst.
Das Ergebnis
Die erfassten Abrechnungsergebnisse findest du jetzt als Mieterleistungen an der jeweiligen Einheit bzw. als Eigentümerleistungen am Objekt — jeweils im Bereich Finanzen, Kategorie Abrechnung.
Hast du in Schritt 1 Zahlungsanweisungen oder Lastschrifteinzüge erstellt, findest du sie auf der To-do-Seite bei den wiederkehrenden Aufgaben Lastschriften exportieren bzw. Zahlungen exportieren.
Ein Abrechnungsergebnis ist erst dann richtig erfasst, wenn Forderung oder Guthaben als Leistung im Objekt steht, dann greifen Mahnwesen und Zahlungsverkehr automatisch.